İlk ofisimde havuz bilgisayarlar kullanırdık. Günde bir defa e-posta hesabımıza bağlanır gelen iki üç mesajı okur, belki bir tanesine cevap yazardık.
Zamanla e-postalar bir şeyleri yazıya dökmekte kullandığımız en önemli araç haline geldi. Ne de olsa "söz uçar yazı kalır". İş hayatının en önemli kurallarından biri!
Bugün günde ortalama 250 e-posta alıyorum ve ortalama 70 e-posta gönderiyorum. İşleri yönetilebilir tutmak ve kontrolü kaybetmemek konusunda hassasiyetim olduğu için bu yoğun trafiği etkin yönetmeyi hep önemsedim. Zamanla edindiğim bazı alışkanlıkları buraya not etmek istedim.
Bildirimler
Öncelikle telefonunuzda gelen e-posta sayısını gösteren uyarıları ve e-posta geldiğinde çalışan bildirimleri kapatın. Telefon mobilken işinizi kolaylaştırabilir. Ama sürekli bildirim gelmesi o anda yaptığınız diğer işlerin kalitesini düşürüyor. Örnegin araç kullanıyorsanız ve bildirim sesi dikkatinizi dağıtıyorsa, hatta gelen mesajı okuma ve yanıtlama dürtüsü varsa canınızı tehlikeye atıyorsunuz. Toplantıdaysanız karşınızdakinin ve kendinizin zamanını boşa harcıyor ve toplantı adabına uygun davranmıyorsunuz.
Bildirimler için çok önemli kişileri filtreleyip sadece onlardan gelen mesajların bildirim vermesini sağlayabiliyorsunuz. Bunu patronunuz, yöneticiniz, eşiniz vs. için kullanabilirsiniz. Bildirimleri yönetmek için telefon menülerinde odaklanma seçenekleri de var. bunları genellikle mesai dışındaki bildirimlerimi yönetmek için kullanıyorum.
Klasörler
Bilgisayarınızda gelen tüm mesajları sınıflandırmak -hele bunu kurallar ile değil el ile yapıyorsanız- büyük zaman kaybıdır. Bir epostayı klasöre koysanız bile arama işlemi yapacaksınız. Outlookta güzel çalışan bir arama özelliği var. Klasörlere atmak yerine doğrudan bunu kullanabilirsiniz.
Bazı e-postalar açık olmayan konu başlıkları ile gelebilir. Örneğin “Teklif hk”. Bunu takip edemeyeceğim için cevap verirken hemen konuyu güncellerim; “Teklif hk - Abc A.Ş. - Xyz Ürünü”
Bazen e-postayı üzerine birkaç anahtar kelime ekleyerek ve /veya notlarımı ekleyerek kendime tekrar gönderirim. Yine yukarıdaki örnekten devam edecek olursak; “Bu işteki iş ortaklarımız A ve B firmaları. Müşteri dört teklif topladı. Rakipler. X, Y ve Z firmaları. Özel fiyat onayı D tarihine kadar geçerli.”
Gereksizler
Birileri günlük üretilen X bilgisinin size gerekebileceğini düşünmüş ve sisteme otomatik e-posta gönderimi tanımlamış olabilir. Sistemler ve robotlar tarafından gönderilen bu mesajların neredeyse tamamını kural tanımlayıp otomatik olarak çöp kovasına yolluyorum. Kalıcı silmiyorum, nadiren gerekli olabilir.
Zaman zaman çöp kovasını boşaltırken( ortalama ayda 1 kez) son bir haftadakiler hariç kalıcı silme gerçekleştiriyorum.
Kalabalık E-postalar
E-posta yazarken ve yanıtlarken to ve cc’de gereksiz kalabalık yaratmıyorum. Yılda bir iki defa olabilecek özel durumlar hariç bcc yapmıyorum. Alakasız/gereksiz kalabalık sadece işin çözülme süresini uzatıyor. Bazen beş hatırlatma epostası yerine bir telefon görüşmesi daha etkin oluyor.
Bir süre e-postalarınıza bakamadıysam eskiden yeniye doğru gidiyorum. Ancak e-posta içeriğine göre arama yapıyorum. 90 okunmamış e-postanın 8 tanesi aynı konuyla ilgili olabilir. Diğerlerini farketmeden ilkini yada sonuncuyu cevaplarken daha sonrakilere ayrıca efor harcamanız gerekebilir veya artık geçersiz bir bilgi veriyor/istiyor olabilirsiniz.
Aynı konu için farklı yazışmalar varsa hata ihtimali artar. Örneğin “A firması X sorunu” başlıklı bir yazışmayı müşterinin dahil olduğu ve iç paydaşların dahil olduğu farklı yazışmalarda takip ediyor olabilirsiniz. Yine mümkünse konu başlıklarını ayrıştırmak faydalı olabilir.
Kolaylıklar
İşiniz sebebiyle bazı cümle hatta e-posta kalıpları kullanıyor olabilirsiniz. Bunları her defasında yazmak zorunda değilsiniz.
Otomatik tamamla özelliği hem outlook’ta hem telefonunuzda kullanabileceğiniz bir yardımcı. Örneğin “.tsk“ yazarsam bu otomatik olarak “Teşekkürler, iyi çalışmalar.” haline dönüşüyor.
Yine outlook içerisindeki quick parts özelliği ile şablon e-postalar hazırlayıp tek tık ile kullanabilirsiniz. Sürekli yaptığınız talepleri sadece isim ekleyerek gönderebilmek epey kolaylık sağlıyor.
Aslında yazma yardımcısı güzel uygulamalar var ama şirket güvenlik prosedürleri genelliklebunları kullanmaya izin vermiyor. (bir yere kadar haklılar; bu uygulamalar bir tür keylogger) Bu nedenle bu konuyu pas geçiyorum.
Diğer Konular
E-posta okurken(temizlerken) tek başına bir iş. Bunu boş zaman uğraşı olarak görürseniz işiniz epey zorlaşacaktır. Sizden beklenen yanıtlar kritik önemde ve özellikle finansal bilgiler/kararlar içerecekse ajandanızda belirli bir saat dilimini bu iş için ayırın. Mümkünse o aralıkta sanki toplantıdaymış gibi telefonlara da bakmayın. Aynı uzun e-postayı tekrar tekrar okumak zorunda kalmak hem hata ihtimalini arttırıyor hem de daha fazla zaman kaybettiriyor.
Eğer gelen e-posta içeriği gerilim yaratacak türdense kesinlikle hemen yanıtlamayın. Muhtemelen ilk heyecan ile gönderdiğiniz yanıt çözüme katkı vermeyecek.
Bir e-posta size bir yapılacak iş veriyorsa ve o işi hemen yapmayacaksanız e-postayı tekrar okunmadı olarak işaretleyin. Aklınızda tutmaya çalışmaktansa gelen kutusunda beklemesi daha pratiktir.
E-posta yazarken derdinizi mümkün olan en kısa ve net şekilde anlatmak şart. Konuyu okuma kolaylığı sağlayacak şekilde paragraflara bölmeyi unutmayın. Aksiyonları madde madde yazmak ve aksiyon sahiplerini belirtmek herkese kolaylık sağlayacaktır.
Kesinlikle tüm talebinizi e-posta başlığına yazıp göndermeyin!
E-postanız bir kaç cümleden daha uzun olacaksa to ve cc kısımlarını boş bırakarak yazmaya başlayın. Yanlışlıkla yarısı yazılmamış bir e-posta göndermek istemezsiniz.
Gönder tuşuna basmadan önce tüm yazdıklarınızı bir daha okuyun. Kimlere gönderdiğinizi mutlaka kontrol edin.
Eğer izin/hastalık gibi nedenlerle e-postalarınızı yanıtlayamayacaksanız ofis dışında otomatik yanıtlama özelliğini kullanın. Bu otomatik yanıtta ne zaman gittiğinizi yazmanıza gerek yok ama ne zaman döneceğinizi yazmanız önemli. Faydasını görecekseniz vekilinizin iletişim bilgilerini de paylaşabilirsiniz.